Bytte regnskapsprogram? Slik flytter du regnskapet til et nytt system

Vurderer du å bytte regnskapsprogram? Kanskje det gamle systemet er tungvint, dyrt eller ikke lenger passer bedriften. Et bytte er mindre dramatisk enn mange tror, men det finnes noen fallgruver. Her er guiden vi gir kundene våre når de skal flytte regnskapet til Fiken, Tripletex eller PowerOffice.

Når bør du bytte regnskapsprogram?

• Du betaler for moduler og brukere du ikke bruker
• Systemet mangler bankintegrasjon, EHF eller app for bilag
• Regnskapsføreren din jobber i et annet system enn deg, og dere sender filer frem og tilbake
• Bedriften har vokst og trenger prosjekt, timeføring eller lønn som det gamle systemet ikke dekker
• Du bytter regnskapsfører, og det nye byrået anbefaler et annet system

Er du usikker på om byttet er verdt det? Regn på hva du betaler i dag for lisens, regnskapsfører og egen tid, og sammenlign med et moderne skybasert system. Ofte er svaret enkelt.

Beste tidspunkt for å bytte

Det enkleste er å bytte ved årsskiftet, slik at hele regnskapsåret ligger i ett system. Nest best er ved starten av en MVA-termin. Men det er fullt mulig å bytte midt i året. Da flytter vi inngående balanse per en gitt dato, og det gamle systemet beholdes som arkiv til årsoppgjøret er levert.

Slik flytter du regnskapet, steg for steg

1. Velg nytt system. Fiken for små bedrifter som vil gjøre mye selv, Tripletex eller PowerOffice for bedrifter med ansatte, prosjekter og mer kompleksitet. Se hvilke systemer vi jobber i.
2. Bestem dato for overgang. Alle bilag frem til denne datoen føres i det gamle systemet, alt etter i det nye.
3. Ta ut rapporter fra det gamle systemet. Saldobalanse, åpne kundefordringer, åpne leverandørgjeld, anleggsregister og lønnshistorikk.
4. Sett opp det nye systemet. Kontoplan, MVA-koder, bankintegrasjon, kunder, leverandører og produkter. Mange systemer importerer dette fra fil.
5. Legg inn inngående balanse. Åpningssaldo per konto, og åpne poster på kunder og leverandører, slik at purringer og betalinger fortsetter som normalt.
6. Flytt lønn. Ansatte, skattekort og hittil i år-tall for feriepenger og trekk må inn i det nye lønnssystemet før første lønnskjøring.
7. Avstem og kontroller. Bankkontoen skal stemme på overgangsdatoen. Første MVA-melding etter byttet kontrolleres ekstra nøye.
8. Si opp det gamle systemet. Men først etter at årsoppgjøret er levert og du har eksportert hovedbok og bilag for oppbevaring.

Fallgruver vi ser ofte

• Bilag som føres i begge systemer, eller i ingen av dem, i overgangsuken
• Åpne poster som glemmes, slik at kunder får purring på fakturaer de har betalt
• MVA-koder som er satt opp annerledes i det nye systemet
• Lønnshistorikk som ikke flyttes, slik at feriepengegrunnlaget blir feil
• Oppbevaringsplikt: regnskapsmateriale skal oppbevares i fem år, også etter byttet

Må jeg bytte regnskapsfører når jeg bytter system?

Nei, men det er lurt å velge et system regnskapsføreren din faktisk jobber i. Hos Hjelp Regnskap jobber vi i Fiken, Tripletex og PowerOffice, og vi flytter regnskap mellom systemer flere ganger i året. Vurderer du å bytte både system og regnskapsfører samtidig, tar vi hele overgangen for deg. Les hvordan det foregår.

Få hjelp til byttet

Et bytte som gjøres riktig tar noen få timer for en som har gjort det før. Gjort feil kan det koste mange timer i opprydding ved årsoppgjøret. Vil du ha hjelp, kan du starte med en regnskapspakke, eller sende oss en forespørsel om fast avtale.