Første ansatt? Slik kjører du lønn riktig fra første måned

Den første ansettelsen er en milepæl. Den er også første gang bedriften møter regelverket for lønn, skatt og rapportering for alvor. Her går vi gjennom hva som må være på plass før første lønnsutbetaling, og hva som skjer hver måned etterpå.

Før første arbeidsdag

1. Registrer bedriften som arbeidsgiver. Det gjør du i Altinn. Da får du tilgang til å sende a-melding.
2. Skriv arbeidsavtale. Arbeidsmiljøloven krever skriftlig avtale med blant annet stilling, lønn, arbeidstid, prøvetid og oppsigelsestid.
3. Tegn yrkesskadeforsikring. Lovpålagt fra første ansatt, uavhengig av stillingsprosent.
4. Opprett skattetrekkskonto. Forskuddstrekket skal settes inn på en egen sperret konto ved hver lønnskjøring, eller det kan stilles bankgaranti.
5. Hent skattekortet. Skattekortet hentes elektronisk fra Skatteetaten via lønnssystemet, du skal ikke be den ansatte om et papirkort.

Hva koster en ansatt egentlig?

Lønnen er bare en del av kostnaden. På toppen kommer feriepenger, arbeidsgiveravgift, tjenestepensjon og forsikring. En vanlig tommelfingerregel er at en ansatt koster bedriften 1,3 til 1,4 ganger bruttolønnen.

• Feriepenger: minst 10,2 prosent av lønnen (12 prosent ved fem ukers ferie), utbetales året etter opptjening
• Arbeidsgiveravgift: beregnes av lønn og feriepenger, satsen avhenger av hvor bedriften holder til (14,1 prosent i sone 1, som blant annet Oslo)
• Obligatorisk tjenestepensjon (OTP): minst 2 prosent av lønn fra første krone, når bedriften har ansatte som til sammen utgjør minst 20 prosent stilling
• Yrkesskadeforsikring: en fast årlig premie per ansatt

Hver måned: lønnskjøring og a-melding

Lønn kjøres normalt én gang i måneden. Lønnssystemet beregner forskuddstrekk ut fra skattekortet, lager lønnsslipp og genererer a-meldingen. A-meldingen skal sendes senest den 5. i måneden etter lønnsutbetalingen, og rapporterer lønn, trekk og arbeidsgiveravgift til Skatteetaten, NAV og SSB på én gang.

Forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift betales annenhver måned, den 15. i januar, mars, mai, juli, september og november. Pengene til trekket står allerede på skattetrekkskontoen, så betalingen er egentlig bare en overføring.

Feiler ofte: sykepenger, reiseregninger og naturalytelser

De første 16 dagene av et sykefravær betaler arbeidsgiver. Deretter overtar NAV, men bedriften må sende inntektsmelding. Reiseregninger, diett og kjøregodtgjørelse har egne satser og krav til dokumentasjon. Og goder som telefon, bredbånd og fri bil er skattepliktige naturalytelser som skal rapporteres i a-meldingen. Dette er typiske områder der vi rydder opp hos nye arbeidsgivere.

Ta lønnen selv, eller sette den bort?

Med et moderne lønnssystem er selve lønnskjøringen enkel. Utfordringen er alt rundt: riktig sats, riktig kode i a-meldingen, ferielovens regler, sykepenger og endringer i regelverket. For de fleste små bedrifter er lønn den tjenesten som gir mest trygghet per krone å sette bort. Da kjører regnskapsføreren lønn, sender a-melding og svarer på spørsmål fra deg og de ansatte.

Hos Hjelp Regnskap kjører vi lønn for kunder i Fiken, Tripletex og PowerOffice. Du godkjenner timer og variable tillegg, vi gjør resten.